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Cómo
redactar emails o cartas comerciales en inglés con English
Assistant Business
Un
ejemplo práctico.
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a la explicación de English Assistant Business...
Una
empresa de distribución de artículos de jardinería,
"Mi Jardín" en Valencia, España está
interesada en los bancos de jardín que fabrica una empresa
en Oxford, Inglaterra llamada "Greener Gardens". Han visto
las fotos en un anuncio en una revista inglesa, "Gardens Today"
que un empleado ha traído de sus vacaciones en Oxford. Deciden informarse
de los precios y las condiciones de venta. El Sr. Gómez,
jefe del departamento de ventas, redacta un email en inglés
con su programa recién adquirido, English Assistant Business
3. Hace referencia a
una página web en inglés (añadida a su página
en español) que habla un poco de los productos
de "Mi Jardín" (está página en inglés
también
se redactó con la ayuda de English Assistant Business 3.)
Texto
original redactado por el Sr. Gómez en English Assistant Business:
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Muy señor mío:
Somos una empresa
dedicada a la venta y distribución de muebles de jardín
llamada "Mi Jardín".
La empresa se sitúa en Valencia, España. Le invitamos
a que visite nuestra página web en inglés en (NOMBRE
WEB) donde podrá apreciar nuestras líneas de productos.
Hemos visto
el anuncio para productos de jardinería en la edición
de "Gardens Today" del 20 de marzo sobre todo "Bancos de jardín
en pino". Agradeceríamos que nos enviara su lista de
precios al por mayor por email. Ruego notifique el coste por unidad
de 10 unidades. ¿Se ofrece un descuento para comprar con
pedidos frecuentes? ¿Hace envíos al extranjero? En
su caso, ruego notifique el coste de transporte a Valencia, España.
Esperamos establecer
relaciones comerciales con ustedes en un futuro próximo.
Le saluda muy atentamente,
Francisco
Gómez (Departamento de ventas)
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Esto
produce este texto en inglés que el Sr. Gómez envía
a la empresa "Greener Gardens":
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Dear
Sir,
We are a company dedicated to the sale and distribution
of garden furniture called "Mi Jardín". The company is based in Valencia, Spain. We
invite you to visit our web page in English at (NOMBRE
WEB), where you will be able to appreciate our product lines.
We
are interested in the garden products you have advertised in the
publication "Gardens Today" of March 20th especially "Garden benches
in pine". We should be grateful if you could send us your wholesale
price list by email. Please advise of per unit cost for 10 items.
Is a discount offered for frequent orders? Do you ship abroad? If
so, please advise of the shipping cost to Valencia, Spain.
We look forward to doing business
with you in the near future.
Yours faithfully,
Francisco
Gómez (Sales department)
|
Al
día siguiente el Sr. Gómez de "Mi Jardín"
recibe esta contestación en inglés:
|
Dear
Mr Gómez,
Re
your email yesterday about wholesale prices for "Garden
Benches in Pine" we're attaching this year's
list.
-
apply a 15% discount for orders over 10 items per order.
-
apply a 4% shipping charge for orders to Valencia, Spain.
Don't
hesitate to get in touch if you have any questions and
we look forward to receiving an order from you in the
very near future.
Regards,
John
Hampshire (Chief Sales Executive)
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El
Sr. Gómez tiene pocos conocimientos del inglés (¡cómo
lamenta aquellos años perdidos del instituto!) pero
con la ayuda del diccionario de English Assistant Business y buscando
las frases hechas (comunes en el inglés comercial) en el
mismo programa llega a entender perfectamente el mensaje de este
email:
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Estimado
señor Gómez:
Con
referencia a su email de ayer acerca de los precios al por mayor
de "Bancos de jardín en pino" adjuntamos la lista de este año.
-
se aplicará un descuento del 15% para pedidos a partir de
las 10 unidades por pedido.
-
se aplicará un 4% en gastos de envío para pedidos
a Valencia, Spain.
No
duden en escribir si tiene cualquier pregunta y esperamos recibir
un pedido de ustedes en un futuro muy próximo.
Un
saludo,
John
Hampshire (Jefe de ventas)
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El
Sr.
Gómez reconoce que necesita saber las condiciones de la facturación
antes de hacer el pedido. Utilizando English Assistant Business
3 empieza a redactar el siguiente email en castellano. Se da cuenta
que hace falta usar su ingenio para recortar frases y unirlas para
crear el texto adecuado. Además, cuanto más trabaje
con el programa más sabe dónde se encuentran las frases
que necesita. Crea el siguiente email en español:
|
Estimado
señor Hampshire:
Escribo
con relación a su email reciente acerca de nuestro
pedido para "Bancos de jardín en pino".
Respecto
a la facturación: nuestra forma habitual de pago
es a 60 días a partir de la fecha de entrega
abonada por tarjeta de crédito. Necesitamos
que la entrega se efectúe dentro de 2 semanas.
¿Es posible?
Se
ruega conteste a la mayor brevedad posible si nuestras
condiciones de pago son aceptables.
Esperamos
su confirmación a esto para que todo pueda seguir
adelante.
Un
saludo,
Francisco
Gómez
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...que
produce la siguiente traducción en inglés:
|
Dear
Mr Hampshire,
I'm
writing in connection with your recent email about our
order for "Garden benches in pine".
Regarding
invoicing: our normal payment terms are 60 days as from
receipt of goods paid by credit card. We shall
require delivery within 2 weeks. Will this be possible?
Please
reply as soon as possible confirming whether you agree
with our payment terms.
We're
now waiting for your confirmation on this so that everything
can go ahead.
Regards,
Francisco
Gómez
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Al
día siguiente el Sr. Gómez recibe esta contestación:
|
Dear
Mr Gómez,
We're
pleased to say, we are in total agreement with the payment
terms and the delivery period. However, we shall need
confirmation of the order by fax. Please send a signed
copy of the form in the attached. As a new client, an
initial down payment of 100 pounds sterling is required
before delivery. You need to fill in the form and send
it to us with the payment with the credit card
number and expiry date.
We
await your prompt reply which will include the outstanding
payment and the necessary documentation.
Regards,
John
Hampshire
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Otra
vez con la ayuda del diccionario de English Assistant Business,
el Sr. Gómez entiende el email perfectamente. Además,
se da cuenta que está aprendiendo el inglés mientras
trabaja con el programa. Aprende sobre todo las frases hechas necesarias
tan importantes en el inglés comercial. La carta se traduce
así:
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Estimado
señor Gómez:
Nos
complace decirles que estamos totalmente de acuerda
con las condiciones de pago y del período de
entrega. Sin embargo, necesitamos la confirmación
del pedido por fax. Ruego envíe usted una copia
firmada del impreso en el adjunto. Como cliente nuevo,
se requieren 100 libras esterlinas de entrada antes
de realizar la entrega. Necesita usted completar el
impreso y enviárnoslo con el importe con el número
de su tarjeta y la fecha de caducidad.
Esperamos
en breve sus noticias con el importe pendiente adjuntado
y con la documentación necesaria adjuntada.
Saludos,
John
Hampshire
|
El
impreso adjunto, por supuesto, está en inglés pero
esto ya no supone un problema para el Sr. Gómez que anteriormente
ha encontrado la mayor parte de la terminología inglesa
del impreso en su Assistant. Al día siguiente (después
de trabajar con su Assistant) envía el siguiente pedido
por fax en inglés con el impreso.
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Dear
Mr Hampshire,
Re.
our agreement yesterday by email we should like to place
an order for the following items:
(Pedido
detallado aquí...)
Please
reply tomorrow at the latest confirming acceptance of
this order and our credit card details.
I
look forward to your prompt reply regarding this order,
Francisco
Gómez
|
El
texto que el Sr. Gómez redactó para producir la correspondencia
en inglés más arriba era:
|
Estimado
señor Hampshire:
En
relación a nuestro acuerdo de ayer por email
nos complace pedir los siguientes artículos:
(Pedido
detallado aquí...)
Se
ruega conteste mañana como muy tarde confirmando
la aceptación de este pedido y los datos de nuestra
tarjeta de crédito.
En
espera de su conformidad y rápida atención
a este pedido,
le
saluda,
Francisco
Gómez
|
*
* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *
Desde
luego, la correspondencia no termina aquí. La empresa inglesa
"Greener Gardens" (a pesar de la supuesta puntualidad
de los ingleses) tuvo problemas en despachar el pedido dentro del
período acordado y el Sr. Gómez una vez más
tuvo que recurrir a English Assistant Business para preguntar
cuál era el motivo de la demora.
Todo
se solucionó al final y las dos empresas llegaron a entablar
buenas relaciones comerciales con pedidos repetidos y regulares.
Esta saludable relación comercial convenció al Mr.
Hampshire a comprar Spanish Assistant Business 3 y así aprender
el castellano comercial con el fin de mejorar aún más
su relación con la empresa "Mi Jardín" además
de entablar contacto con otras empresas en España y Latinoamérica.
Desde
estos comienzos, el Sr. Gómez y el Sr. Hampshire organizan
visitas entre sus empresas para profundizar los conocimientos del
mercado del otro y de esta manera llegar a entender las necesidades
de sus clientes / proveedores y el potencial de sus propios productos
en el ámbito internacional.
Esta
situación comercial idónea aquí descrita sólo
puede suceder si hay un esfuerzo de una de las partes de emplear
el idioma extranjero para entablar relaciones comerciales y luego,
mejor aún, si las dos partes deciden aprender el idioma del
otro. Afortunadamente,
el idioma comercial escrito es mucho más fácil como
herramienta de comunicación que el idioma oral - y puede
servir de base para comenzar y desarrollar una relación comercial
fructífera entre dos empresas extranjeras.
El
propósito de los programas Assistant Business (English y
Spanish) es servir de primer paso en la comunicación escrita
entre empresas tanto para principiantes del idioma extranjero como
para personas que ya poseen buenos conocimientos del idioma pero
necesitan ayuda en la terminología comercial. Pero no hay que
confundir los Assistant Business con una simple herramienta de traducir
sino como medio de comenzar o mejorar el aprendizaje del idioma
extranjero.
Michael
Bilbrough (autor de English y Spanish Assistant Business.)
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